07 maart 2018

Sinds december 2016 is het kantoor van Regional Internet Registry RIPE NCC* ingericht met flexwerkplekken. De onderlinge communicatie en samenwerking tussen de afdelingen is daardoor sterk verbeterd. Health2Work speelde een rol bij de introductie van het flexwerken. Saskia Oostdijck - van Gorp, Manager Facilities, Administration & Reception bij de RIPE NCC, vertelt ons tijdens het interview hoe zij het flexwerken ervaart binnen RIPE NCC.

Verhuizing naar een dynamische en energieke omgeving

De RIPE NCC was een lange tijd gehuisvest in een aaneenschakeling van diverse grachtenpanden, een onoverzichtelijk geheel met veel gangen en kleine ruimtes. De monumentale wanden en lambriseringen vormden een grote beperking voor een efficiënte indeling. Bijna elke afdeling zat gevestigd in een eigen kantoorruimte, hierdoor verliep de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen niet altijd vlot. Daarnaast stond een groot deel van de werkplekken regelmatig leeg, omdat medewerkers niet fulltime op kantoor zijn.

Saskia: “Eind 2016 is ons kantoor verhuisd naar een dynamische kantooromgeving in het centrum van de stad. Dynamisch en energiek, dat was het uitgangspunt van de inrichting van ons nieuwe pand. We hebben gekozen om niet iedereen een eigen werkplek te geven, dit om lege werkplekken te voorkomen. Daarnaast wilden we de ruimte efficiënter inrichten met meer meetingruimtes en een grote ruimte voor ontspanning tijdens de pauze. Hier kunnen we samen lunchen en een balletje slaan op de tafeltennistafel. Er is een barista die ons verwent met heerlijke koffie!”

Het pand is ingedeeld in vijf vleugels, verspreid over tweeënhalve verdieping. Meerdere teams delen een vleugel om zo de samenwerking en onderlinge communicatie te verbeteren.

Hoe ziet de flexwerkplek eruit bij RIPE NCC?

“Elke vleugel is ingericht met stilteruimtes en werkplekken die voldoen aan de Europese normen. De werkplekken zijn ingericht met een ergonomische bureaustoel de RH Logic en een elektrische zit-sta bureau. We hebben op iedere vleugel meerdere Steppies die kunnen ondersteunen bij het staan.

Tussen de bureaus hebben we akoestische panelen geplaatst die helpen om het geluid te dempen en ook wat privacy bieden in de ruimtes die toch meer open zijn.

Onze werkplekken zijn niet persoonsgebonden. Elke werkplek is voorzien van 1 of 2 computerschermen, data en elektra. Iedere medewerker werkt tegenwoordig vanaf een laptop en we hebben geen vaste telefoon meer. Muis en toetsenbord wordt vaak gekozen op basis van wat de medewerker fijn vindt, deze kunnen ze meenemen in een koffertje waarin ook de laptop en documenten bewaard worden. Het koffertje past precies in het kluisje van de medewerker.”

Flexwerkplekken bij RIPE NCC

Introductie van het flexwerken

Om het flexwerken tot een succes te maken hebben we Health2Work ingeschakeld om ons hierbij te helpen. Tijdens een aantal plenaire sessies heeft Linda ten Katen de workshop ‘Gezond zitten’ gegeven, waarbij ze heel duidelijk is ingegaan op hoe je de ergonomische bureaustoel goed gebruikt en instelt. Ook het belang van het goed instellen van je werkplek werd duidelijk uitgelegd.

Vervolgens is Linda bij al onze werkplekken langsgegaan om een persoonlijke zitinstructie te geven. Linda: “Ik heb de medewerkers uitgelegd hoe ze de bureaustoel en de hele werkplek ergonomisch kunnen instellen. Daarnaast heb ik samen met de medewerkers gekeken hoe ze het dynamisch werken kunnen toevoegen aan het werkproces. Wanneer ga je bijvoorbeeld staand werken en wanneer kun je even fietsen tijdens je werk. Dit kan per persoon verschillen en daarom juist goed om met de medewerker persoonlijk te bespreken om er zo achter te komen wat voor hem/haar zou passen.”

Verbetering van onderlinge samenwerking en communicatie

Saskia merkt aan haar collega's dat de onderlinge samenwerking en communicatie verbeterd is met name tussen de afdelingen die nu eenzelfde vleugel delen. “Wat ook fijn is, is dat er nu voldoende ruimte voor collega’s is die tijdelijk in een groep moeten samenwerken. Omdat niemand een eigen bureau heeft, is de flexibiliteit binnen elke vleugel vergroot. Nog een voordeel van het flexwerken is dat de bureaus netjes en opgeruimd zijn, waardoor onze schoonmakers alle ruimte hebben om ’s avonds goed te poetsen.” 

Hoe zijn de reacties van je collega’s?

“75 tot 80% van mijn collega’s is positief over het nieuwe gebouw en de inrichting van de werkplekken. De vrijheid van werkplekkeuze geeft ontzettend veel energie. Je komt sneller collega’s van andere afdelingen tegen en je hebt daardoor gemakkelijker overleg.

Het niet hebben van een eigen bureau valt echter niet bij iedereen in de smaak. Sommige medewerkers gaan toch automatisch op dezelfde plek zitten of missen dat ze niet meer alleen met hun team in één ruimte zitten.”

Is het flexwerken geslaagd bij RIPE NCC?

“Over het algemeen zijn de medewerkers redelijk tevreden. Ik had zelf gehoopt dat het flexwerken iets meer werd gedragen door de organisatie. 

Wij hebben veel geïnvesteerd in de voorbereiding en in ergonomische producten, dit is wat mij betreft cruciaal voor het slagen van het flexwerken. Daarnaast heeft Linda ten Katen onze medewerkers een goede bewustwordingstraining en een persoonlijke uitleg gegeven hoe we de werkplek op de juiste manier kunnen instellen."

Tip van Saskia om het flexwerken tot een succes te maken

“Cruciaal voor het slagen van het flexwerken is mijns inziens de investering in goed ergonomisch materiaal, training maar ook genoeg geduld, tijd en ruimte om medewerkers te laten wennen aan de nieuwe werkomgeving.”

Wat is de bezettingsgraad op kantoor?

Tip van Linda: “Voordat je het flexwerken wilt invoeren binnen je organisatie, is het goed om te weten hoe je dit aanpakt. Vragen als waarom flexwerken, wanneer en hoe, zijn goed om te beantwoorden. Daarnaast is het van belang om te kijken naar de bezettingsgraad op kantoor. Maak een inventarisatie hoeveel medewerkers per dag aanwezig zijn en wie een werkplek nodig heeft. Let ook op piekdagen! Een flexwerkplek moet je iedere dag opnieuw instellen. Het is belangrijk om medewerkers vooraf te informeren over de voordelen van een goed instelde werkplek. Als medewerkers het belang niet kennen, gaan ze het hoogstwaarschijnlijk niet doen. Bewustwording is daarom belangrijk en pas dan wordt flexwerken succesvol.”

Wil jij advies bij het introduceren van het flexwerken?

> Neem contact met ons op

* De Réseaux IP Européens Network Coordination Centre (RIPE NCC) is de Regional Internet Registry (RIR) voor Europa, het Midden- Oosten en delen van Centraal Azië. De RIPE NCC wijst blokken van Internet Protocol (IP) adressen toe aan Internet Service Providers (ISPs), telecommunicatiebedrijven en andere organisaties. De RIPE NCC is een not-for-profit organisatie die de RIPE en bredere Internet community ondersteunt.

Door Aafke Wallie van Dijk

‘Bij Health2Work hebben we als doel om mensen een gezonde werkplek te bieden.’

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees onze Privacy verklaring voor meer informatie.

Cookies accepteren