Concentratie en focus zijn belangrijke voorwaarden voor het verzetten van werk. Veel werkplekken zijn ingericht als kantoortuin: een ruimte zonder scheidingswanden met werkplekken voor bijna alle collega’s. Hoe vind je in zo’n ruimte focus en hoe kun je je optimaal concentreren? Is het überhaupt mogelijk om iedere dag volledig geconcentreerd en gefocust te werken? Welke rol speelt de omgeving bij concentratie en focus? Ons doel tijdens het inrichten van een werkomgeving is om een werkplek te creëren waar medewerkers zich kunnen concentreren, meer werkplezier ervaren en het optimale uit zichzelf kunnen halen.
Contextarme omgeving
Het kan helpen om in een contextarme omgeving te gaan werken: een plek waar jouw naam niet wordt genoemd en men niet aan dezelfde projecten werkt. Zoek bijvoorbeeld een werkplek op een andere afdeling of werk een dag(deel) in een koffietentje bij jou om de hoek. De informatie die je hier oppikt heeft geen betrekking op jou of je werkzaamheden, waardoor je je beter kunt concentreren. Soms doe je te simpele taken waardoor je teveel ruimte hebt om aandacht te hebben voor je omgeving. Maak dan je taak wat uitdagender, zet een muziekje op of ga eens op de deskbike zitten tijdens je werk. Je zult merken dat je concentratie toeneemt.
Schakeltijd
Om te schakelen tussen taken heb je tijd nodig. Hoe dieper je concentratie, hoe langer het duurt voor je kunt omschakelen en weer terug in je concentratie bent. Tijdens werkzaamheden die diepe concentratie vragen is het veel lastiger om te schakelen tussen taken. Het verlies in productiviteit is dan groot omdat je meer schakeltijd nodig hebt. Het is belangrijk om bij taken die veel concentratie van je vragen een rustige of contextarme omgeving te zoeken waar weinig afleiding is.
Flow
Om te kunnen produceren is er een bepaalde mate van focus nodig zodat je in een flow komt. Veel mensen werken urenlang aan dezelfde taken. Ongemerkt zal je productiviteit dalen naarmate je (te) lang geconcentreerd aan het werk bent. Neem je op tijd pauze of een mini-break dan kun je opnieuw in een flow komen. Onderneem je te laat actie dan wordt dit steeds moeilijker. Lang achter elkaar doorwerken is dus contraproductief. De juiste inrichting van een werkomgeving nodigt medewerkers uit tijdig te pauzeren en afwisseling te zoeken.
Creativiteit
Productiviteit en creativiteit worden weleens met elkaar verward. Soms is creativiteit nodig om iets te produceren. Echter, creativiteit en productiviteit gaan niet goed samen. Feitelijk zijn het tegenpolen. Om je creativiteit optimaal te benutten is het belangrijk om volledig te ‘ontfocussen’. Staar uit het raam, ga wandelen of speel een potje tafeltennis om te ontspannen en je creativiteit te stimuleren. Een krant lezen, wisselen van taak of rondstruinen op social media zorgt er niet voor dat je ontspant en bevordert je creativiteit niet. Bonus: tijdens het ‘ontfocussen’ benut je je geheugen veel beter!
Taakflexibele werkomgeving
Als je een werkomgeving prestatievriendelijk wil inrichten is het verstandig rekening te houden met de verschillende taken en werkzaamheden die binnen de ruimte uitgevoerd worden. Een goede kantoortuin heeft verschillende zones. Zo kunnen medewerkers een plek zoeken die het beste bij hun taken past.
Ontspannen en ontmoeten
Een plek voor ontspannen, ontmoeten en ‘ontfocussen’ kan er heel verschillend uitzien. Denk aan een koffiecorner, tafeltennistafel of bankje in de tuin. Dergelijke plekken stimuleren de creativiteit en helpen bij het herpakken van de flow later op de dag.
Samenwerken en ontmoeten
Voor sommige taken is samenwerken noodzakelijk. Samenwerken en diepe concentratie gaan niet samen want er is doorgaans veel overleg nodig. Het concentratieniveau is wisselend, veelal oppervlakkig. Voor samenwerken is het belangrijk dat de omgeving daartoe uitnodigt. Goede akoestiek voorkomt overstemmen en nagalm. De juiste tafelopstelling, sfeer en verlichting nodigt uit tot samenwerken.
Stiltewerkplek
Een stiltewerkplek moet aan specifieke eisen voldoen. Voer je taken uit waarbij je je goed moet concentreren, dan is een prikkelarme omgeving essentieel. Een stiltewerkplek met weinig externe prikkels, goede akoestiek en verlichting helpt jou concentreren. Van deze werkplek kun je met meerdere medewerkers tegelijk gebruik maken.
Concentratiewerkplek
Voor taken die diepe concentratie vragen kun je het beste plaatsnemen op een concentratiewerkplek. Een concentratiewerkplek is een prikkelarme werkomgeving waar je individueel kunt werken. Er is geen afleiding waardoor je goed door kunt werken. De werkplek heeft een ontspannen en prettige sfeer en de akoestiek is optimaal.
Afwisselen voor betere concentratie
Stimuleer medewerkers om regelmatig te wisselen van taak. Een hele dag focussen en concentreren of één taak heeft een negatief effect op de productiviteit. Taken afwisselen en van plek wisselen helpt medewerkers naar een optimale flow en heeft direct invloed op de productiviteit van medewerkers.
Wil je graag meer informatie over het optimaal inrichten van je werkomgeving? Neem contact met ons op. Wij geven je graag advies over de inrichting zodat jouw medewerkers in een optimale werkomgeving hun werk kunnen doen.